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個人事業主も電子帳簿保存法の改正を無視できない!今後やるべき3つの事

個人事業主やフリーランスの方もスルーはできない。
電子帳簿保存法の改正によって今後どうすべきなのか知っておきたい対処法をまとめた記事です

こんにちは、自営業の事務仕事をしているうらかたさんです

今回は電子帳簿保存法の改正でどう変わるのか個人事業主やフリーランスにも関わることなので知っておきたい話です。

今回の改正のポイントは大きく分けて3種類あって

出典:国税庁サイト資料

その中でも③電子取引は全事業者に関係のあることなんですね。

Amazonでの買い物も電子取引だからなー

ほかには②スキャナ保存する場合の事前承認がいらなくなって、少し始めやすくなったということなんですって。

自分自身全然知らなかったし、認知度もかなり低かったのに、2022年1月から変わるよー!なんて言われても

kたく

ちょ、まてよ

って言いがちな人の声が届いたのか、あと2年待ちます(その間に準備しといてね)ってことになったそうです。それも12月になってからの話。

kたく

急展開だな

とはいえ、今後は避けられない話になってくるし、2023年10月にはインボイス制度も始まるので経理の現場はますます混乱することになりそうです。

そういうわけで、どんなに小さな会社や事業者でも知っておくべきことについて、現役自営業経理担当の私が解説してみます。

全然難しい言葉は使わないのでまだ経理がよく分からない方も安心して読んで下さいね。

目次

電子帳簿保存法の改正に対応するために個人事業主がするべきこと

冒頭で言ったように電子帳簿保存法が2022年1月の改正により電子で受け取った書類は電子で保存しなければならなくなりました。ですが、試行前1か月を切るタイミングで2年間の猶予を与えると発表がありました。

まさかのタイミングよね。私自身、改正を知った数日後のことだったわ

そもそもあまり浸透もしてなかったし、準備もできていないのに。このまま続行ならますます経理部が頓挫するぜ

 もし電子データを正しく保存してなかったら青色申告取り消すよ、とかデータ改ざんとか不正と思われて追徴課税するよ、とか・・・。嫌なことばかり言いますね。結果的には今すぐ罰則与えるということはなくなったわけですが。

2年間の猶予があるとはいえ、今後は間違いなく電子化への流れ、ペーパーレスへと大きな波が流れているはずなので完全スルーというわけにもいきませんね。

個人事業主やフリーランス、小さな会社も慌てず対処できるように何をしたらいいのか知っておきたいところです。

何のために書類をわかりやすく保存する必要があるのか、その前提を知る

自分たちが後で見返したりチェックする時にわかりやすく・・・というのは当然なのですが、正直言って自分が数年前の書類を見返したりすることは経験上ほとんどないです。

書類をわかりやすく保存するのは、もしも税務調査が入った時に目的の書類が検索しやすくなっているかどうかが一番大きな理由ですね。

税務調査が来るか来ないかもわからないからって適当においておくわけにもいかず、かと言って整理のために時間やコストをかけすぎるわけにもいかないのが正直なところ。実際きちんと保管されてる方が税務調査官にも印象が良くなるようです。

なので面倒ですがそれなりに後で書類を検索しやすくするように心掛けましょう。

法人化もしてないうちの事業は15年経つけど税務調査が入ったことないから実際どんなことになるのか気になるな

①Amazonでのお買い物も…電子データは電子保存しないとダメ

うちの商売がら電子取引なんて全くしてないし、当分電子化やペーパーレス化はできなさそうだな。

そう思っていたけど、よく考えたら電子取引やってました。

時々Amazonや楽天市場で備品や消耗品を買う事あるもんな。

そうなんですよね。今の時代Amazonで買い物しても紙の領収書が発行されることはなくて、ダウンロードして紙に印刷して保存する、というのが今までのうちのやり方。

でもこれからは電子のまま保存する必要があるので、PDF化しておくかスクリーンショットでデータ保存しなければならないようです。

PDF(Portable Document Format)とは、日本語にすると「持ち運びできる文書形式」って意味です。紙の内容をデータにして保存できるよって事ですね。

その際注意することはファイル名です。

電子保存の大前提は「検索しやすくする」なので、例えば次のようにファイル名に日付・取引先・金額を入れるようにします。

例:Amazonで2021年12月10日に2560円のお買い物をした場合

ドキュメント>実りカフェ領収書>20211210-amazon-2560

ここで一つ大きな問題点が!
従業員による立て替えがとても面倒なことになる

データ保存している自宅のPCから買い物をしたときはいいのですが、事業店舗で従業員さんに買い物を頼むことも当然あります。そうすると電子データはその従業員さんの元にありますよね。

そんな時、電子データの保存と確認に困ってしまいます。

これを旦那に伝えたところ

じゃあもうAmazonで買い物はやめるか

紙の領収書を出してもらうか!

いやいや、現実的にそういうわけにはいきませんよね。今後どう対応していくべきか、またさらに改正してくれるのか注目しておく必要があります。

②電子取引に関する事務処理規定を作る

要はちゃんと適切に書類を保管しますよーという宣誓文?

カタチだけかい?と思うんだけれども、こちらの国税庁にある既定のテンプレートを利用すればいいみたいです。

これをダウンロードして必要事項書き入れて保存しておきましょう。

クリックするとダウンロードが始まる

やるのはこれだけ。簡単でしたね。

ほんとカタチだけだぜ・・・

③仕事用の専用アカウントを作ってPCごと見られても大丈夫なようにしておく

これら面倒なことをしなければならないのは、最初に言ったように税務調査が入った時にきちんと見てもらえるようにするためです。電子データで保存したということは、PCデータを全部見られてもいいようにした方が良さそうかな?と思いました。

現状、この私のPCは私しか使わないので専用のような気もするけど、ブログやプライベートなことにも使用しているし分けようかな

ということでPCにアカウントを追加することにしました。

切り替えが面倒だなーと思うけれど、お店用のアカウントを使用することでしっかり区別できそうだし、気持ちの切り替えもできるかなと期待しています。

電子帳簿保存法一問一答←こちらの国税庁の資料も参考にしてみてくださいね。

電子帳簿保存法にいつでも対応できるように知っておきたいスキルやサービス

今回はそれほど積極的な姿勢で電子帳簿保存法に取り組まなくてもいいかもしれませんが、今後はますます電子化・ペーパーレス化に進んでいくことが容易に想像できます。

時代の転換期は特に混乱しますね。経理の仕事がどんどん大変になりそうだなぁ。

だな。大きな会社はそういう対応が容易にできても中小企業とか個人事業主には負担が大きすぎだぜ

以前別記事でも書いたのですが、自営業の事務は本当に大変です。経営の規模の大小に関わらず事務仕事はたくさんあるので何も知らないままではいられませんよね。

スキャナ保存でペーパーレス化するならまた作業が増えそうだけどとても興味があります。

なんと言っても保存スペースが大幅に変わりますもんね。

以前整理収納アドバイザーの講座を受けた時に講師の方がイチオシされていたスキャナー。事業用に考えたい。

個人事業主に重くのしかかる負担、事務仕事を軽くする働き方改革

個人事業主の仕事のメインは事務経理ではないはず。本業に集中できるように手放してもいい仕事は手放したいものですよね。自営業の奥さんも本業は家事だったり子育てだったり、やることは満載です。

自営業の妻の仕事負担についての記事はこちら

自営業の妻の仕事は単なるお手伝いじゃない。しんどいを減らす解決策5選

記事でも紹介していますが、今後の電子化の流れを考えると会計ソフトなどは電子帳簿保存に対応しているものを選ぶ方が良さそうです。

自営業の事務仕事、具体的な内容についての記事はこちら

意外と多い!個人事業の経理の実態。名もなき仕事とうまく付き合うには?

個人事業主の妻、 Accountant’s library で経理の仕事のスキルアップをめざす

もっと経理の仕事について勉強したい、そんな方にはこのようなサービスがあります。

現役経理担当者にもおススメ!経理の仕事を学べる

日商簿記3,2、経理の仕事に役立つ150以上の動画を学ぶサイト【Accountant’s library】

Accountant’s library(アカウンタンツライブラリー)では実務で必要なエクセルの基礎知識であったり、日商簿記3,2級の実務内容が学べる動画が月額固定(税込980円)で見放題です。

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いつでも相談できる税理士さんを探したいなら税理士ドットコム

経理の仕事について一番頼りになるのは何と言ってもその道のプロ、税理士さん。

自分の地域の税務署で税理士さんを紹介してもらうことができるはずです。ですがそれが一番ベストなのかどうかは会ってみないとわからないのが現状ですよね。医者にも専門分野によって知識が全く違うように、税理士さんにも専門分野があります。

今やオンラインで相談することが簡単にできるようになった時代ですので、オンラインサービスをうまく利用して自分に合った税理士さんを探してみるのもいいかもしれません。

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まずは税理士ドットコムのサイトを覗いてみる

まとめ

それでは2022年1月から施行される電子帳簿保存法改正に対応すべきことをまとめます。

  • 現時点で電子帳簿保存していない事業者も誰もかれもすべての事業者に関係がある。
  • 電子で受け取った書類は電子で保存する必要がある(ただし2年間の猶予がつきました)
  • 具体的にはPDFやスクショのPNGファイルなどで保存
  • 検索しやすいようにファイル名には「日付・取引先・金額」を入れる
  • 事務処理規定を作っておく
  • PCデータを全て見られてもいいようにプライベートとアカウントを別にするなど対処する
  • 今後も進むと思われる電子化の流れに対応するため、仕組み作りをしておく(サービスの利用など)

ペーパーレス化はいやだ!従来どおり紙の書類にしてくれ!と言いたい声が大きく聞こえてきそうですが、残念ながら時代に逆行するようなことにはならないと思われます。

ペーパーレス化したくてたまらないけれど実際にはなかなか難しそうだよね。手間もコストもかかりそう

うちは現金商売だし請求書や領収書だって手書きがほとんど。
デジタル化は遠い世界かな

国がペーパーレス化や経理の働き方を本気で変えたいと思っているのなら、今後も電子帳簿保存の改正を重ねてもっとやりやすいように変わってくれることを願います。

 

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